Mencatat transaksi ke Jurnal khusus

Mencatat transaksi ke Jurnal khusus

Di perusahaan besar, transaksi-transaksi tertentu terjadi berulang-ulang dan secara terus-menerus. Untuk kepentingan pengawasan dan keprakstisan pengolahan data, satu buku jurnal yang berfungsi sebagai tempat mencatat semua jenis transaksi, dikembangkan menjadi beberapa buku jurnal yang dinamakan buku jurnal khusus (special journal). Dengan jurnal khusus, pencatatan transaksi dikelompokkan sesuai dengan jenis transaksinya. Setiap terjadi transaksi, petugas pembukuan mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi dan mencatatnya ke jurnal khusus. Manfaat jurnal khusus adalah:
1)    Memungkinkan pembagian pekerjaan (spesialisasi)
    Pembagian pekerjaan dapat dilakukan dengan baik karena terdapat beberapa jurnal sesuai dengan jenisnya. Jadi, bagi perusahaan yang besar sangat mungkin satu orang menangani satu jurnal atau dua jurnal.
2)    Memudahkan posting ke akun buku besar
    Salah satu tujuan penyelenggaraan jurnal khusus adalah agar lebih mudah atau lebih praktis melakukan posting ke buku besar, karena jurnal khusus dipindahkan ke akun buku besar secara berkala. Jadi, tidak perlu setiap terjadi transaksi langsung diposting ke buku besar.
3)    Memungkinkan pengendalian intern yang lebih baik
    Apabila hanya satu orang petugas yang menangani satu atau dua jurnal khusus, pengendalian intern akan lebih baik dibandingkan dengan satu orang menangani semua jurnal.
4)    Menghemat biaya
    Memungkinkan penghematan biaya karena dapat menghemat kertas dan tenaga. Dengan jurnal umum, untuk 100 kali transaksi yang sama dibutuhkan 100 kali posting ke akun buku besar sedangkan pada jurnal khusus posting dapat dilakukan satu kali.

1.     Macam-Macam Jurnal Khusus Perusahaan Dagang
Jurnal khusus yang dipergunakan dalam perusahaan dagang terdiri dari:
a.     Jurnal pembelian (Purchase journal)
Jurnal pembelian berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang dilakukan secara kredit. Bentuk jurnal pembelian adalah sebagai berikut.

Keterangan:
1.    Kolom “Tgl” disi dengan tanggal transaksi sesuai dengan yang tertera dalam faktur pembelian,
2.    Kolom “Nama kreditor/Keterangan” diisi dengan nama (orang/perusahaan) atau keterangan singkat mengenai transaksi,
3.    Kolom “Ref.” digunakan untuk pengecekan apakah jumlahnya telah sesuai dengan perhitungan yang dilakukan pada buku besar pembantu atau belum. Bila telah sesuai, maka diberi tanda check mark ( Ö ),
4.    Kolom “Pembelian” diisi dengan harga pokok pembelian barang dagangan yang dibeli pada tanggal tersebut,
5.    Kolom “Perlengkapan” diisi dengan harga pokok pembelian perlengkapan yang dibeli pada tanggal tersebut,
6.    Kolom “Serba-serbi” diisi dengan kode akun, nama akun, dan jumlah yang sesuai untuk akun yang tidak terdapat pada lajur khusus,
7.    Kolom “Utang dagang” diisi dengan jumlah utang dagang yang terjadi pada tanggal tersebut.

Transaksi   
Des
2004

2


5

9


12


19


21


25
Diterima faktur no. W.009 dari PD Wahana untuk pembelian barang dagangan seharga Rp.3.500.000,00, syarat pembayaran n/30
Dibeli perlengkapan toko dari Toko Sejati faktur no. 012 seharga Rp.750.000,00
Diterima faktur no. 031 dari PD Wangi untuk barang dagangan seharga Rp.5.250.000,00 syarat pembayaran 2/10, n/30
Diterima faktur no. 056 dari Gunung Agung untuk pembelian printer seharga Rp.450.000,00 dan peralatan kantor seharga Rp.225.000,00
Dibeli barang dagangan dari PD Wahana seharga Rp.5.100.000,00, faktur no. W053 syarat pembayaran 2/10, n/30
Dibeli dari Toko Sejati perlengkapan Toko F No. 035 seharga Rp.600.000,00. Syarat pembayaran 3/10, n/60
Diterima faktur no. T0125 dari PT. Trimitra untuk barang dagangan seharga Rp.5.750.000,00. Syarat pembayaran 3/10, n/60

b.     Jurnal pengeluaran kas (Cash payment journal)
Jurnal ini berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melalui kas. Dalam pencatatan transaksi ke dalam jurnal pengeluaran kas, diperlukan bukti pengeluaran kas. Dari pengeluaran kas ini, dicatat tanggal dan nomor bukti pengeluaran kas pada kolom “tanggal” dan “nomor bukti pengeluaran kas”.
Bentuk jurnal pembelian adalah sebagai berikut.

Keterangan:
1.    Kolom “Tanggal” diisi dengan tanggal terjadinya transaksi,
2.    Kolom “Nomor bukti” diisi dengan nomor bukti transaksi, seperti nomor faktur, cek, giro, kuitansi atau bukti transaksi lainnya,
3.    Kolom “Keterangan” untuk mencatat nama kreditor, akun yang akan didebet atau nama transaksinya,
4.    Kolom ”Ref.” digunakan untuk mencatat tanda “ Ö ”, bila posting ke dalam buku besar pembantu telah dilakukan dan untuk mencatat nomor kode akun penjulan tunai dan jumlah serba-serbi bila diposting ke buku besar telah dilakukan
5.    Kolom “Pembelian” digunakan untuk mencatat jumlah rupiah transaksi pembelian barang dagangan secara tunai,
6.    Kolom “Utang dagang” untuk mencatat jumlah utang dagang yang dibayar/dilunasi,
7.    Kolom “Serba-serbi” untuk mencatat akun yang tidak disediakan dalam kolom khusus,
8.    Kolom “Kas” digunakan untuk mencatat hasil kredit pengeluaran uang tunai,
9.    Kolom “Potongan pembelian” diisi dengan jumlah potongan pembelian yang diterima.

Contoh:

Transaksi
Des
2004
1

3

4

6

7

10

13


16




20

22

25


28




31
Dikeluarkan cek no. RO278 untuk gaji karyawan sebesar Rp.3.800.000,00
Dibayar tunai premi asuransi untuk masa 1 tahun sebesar Rp.420.000,00
Dibeli barang dagangan seharga Rp.2.100.000,00, dibayar dengan cekno. RO279
Dibeli tunai perlengkapan kantor seharga Rp.325.000,00
Dibayar tunai rekening listrik dan telepon Rp.220.000,00
Dikeluarkan cek no. RO281, untuk pemasangan iklan sebesar Rp.250.000,00
Dibeli barang dagangan seharga Rp.1.500.000,00 ditambah biaya angkut sebesar Rp.75.000,00, dibayar dengan cek no. RO282
Dibayar kepada PD Wangi faktur no. 031, tanggal 9 Desember 2004 dengan cek no. RO283
harga faktur                 Rp.5.250.000,00
potongan pembelian         Rp.   150.000,00
dibayar dengan cek         Rp.5.100.000,00
Dikeluarkan cek no. RO284 untuk macam-macam beban sebesar Rp.300.000,00
Dikeluarkan cek no. RO285 untuk pembelian barang dagangan sehargaRp.1.800.000,00
Dikirim cek no. RO286 kepada Toko Sejati untuk pelunasan faktur no. 012 tanggal 5 Desember 2004, sebesar Rp.750.000,00
Dibayar kepada PD Wahana cek no. RO287 untuk pelunasan faktur no. W053 tanggal 19 Desember 2005
harga faktur             Rp. 5.100.000,00
potongan 2%             Rp.    102.000,00
diserahkan cek     Rp. 4.998.000,00
Dikeluarkan cek no. RO288 senilai Rp.1.200.000,00 untuk Prive Bp. Rizky sebagai pemilik PD. Warna

c.    Jurnal penjualan (sales journal)
Jurnal ini berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi penjualan barang dagangan atau jasa yang dilakukan secara kredit.
Adapun bentuk jurnal penjualan baik dalam perusahaan dagang atau jasa secara sederhana dapat dilihat seperti dibawah ini.

Keterangan:
1.    Pada kolom “Tanggal” diisi dengan tanggal terjadinya transaksi penjualan secara kredit,
2.    Nomor faktur yang dikirim kepada pembeli diisi pada kolom ”No. Bukti” dan ditulis secara berurutan,
3.    Kolom nama “Debetur” diisi dengan nama pembeli yang membeli secara kredit,
4.    Kolom “Ref.” diberi tanda check mark ( Ö ), apabila faktur tersebut telah dicatat ke dalam buku besar pembantu piutang.
5.    Kolom “(D) Piutang (K) Penjualan” diisi dengan jumlah harga barang atau jasa yang tertulis di dalam faktur.

Kolom terakhir merupakan kolom waktu paling lambat untuk pembayaran yang harus dilakukan oleh setiap pembeli.

Contoh:

Transaksi   
Des
5


8


15

17

26
Dijual kepada Toko Alamanda barang dagangan seharga Rp.6.000.000,00 faktur no. 032, syarat 4/10, n/30
Dikirim kepada Toko Subur faktur No. 033 untuk barang yang dipesannya seharga Rp.3.750.000,00, syarat 4/10, n/30
Dikirim Faktur no. 034 ke PD. Mukti, untuk barang yang dipesan seharga Rp.3.200.000,00
Dikirim barang pesanan Toko Marhas seharga Rp.1.850.000,00 faktur no. 035 syarat 4/10, n/30
Dijual kepada Toko Alfa barang dagangan seharga Rp.5.000.000,00, faktur no. 036 syarat 4/10, n/30

d.     Jurnal penerimaan (Cash receipt journal)
Jurnal ini berfungsi khusus sebagai tempat mencatat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas atau transaksi-transaksi yang mengakibatkan kas perusahaan bertambah. Penerimaan kas dalam hal ini mencakup penerimaan uang tunai, cek atau giro bilyet perusahaan lain, transfer uang dari pihak lain ke rekening perusahaan di bank, atau penyetoran langsung dari Debetur ke bank untuk rekening perusahaan. Setiap transaksi penerimaan kas di perusahaan menggunakan bukti khusus berupa bukti penerimaan kas.

Keterangan:
1.    Kolom “Tanggal” diisi dengan tanggal terjadinya transaksi,
2.    Kolom “Nomor Bukti” diisi dengan nomor bukti transaksi,
3.    Kolom “Keterangan” digunakan untuk mencatat sumber penerimaan kas atau nama transaksi atas akun yang dikredit,
4.    Kolom “Ref.” diisi dengan nomor akun pada saat posting, kecuali untuk transaksi yang berkaitan dengan piutang dagang diisi dengan tanda ( Ö ) pada saat transaksi tersebut dicatat,
5.    Kolom “Kas” diisi dengan jumlah uang yang diterima pada tanggal transaksi yang akan dicatat pada sisi debet akun kas,
6.    Kolom “Potongan penjualan” diisi dengan jumlah piutang yang diterima pada tanggal tersebut yang akan dicatat pada sisi kredit akun piutang dagang,
7.    Kolom “Serba-Serbi” diisi dengan seluruh penerimaan kas selain dari penjualan tunai dan penerimaan piutang dagang, seperti penjualan wesel tagih, setoran modal, dan penerimaan bank.

Contoh:

Transaksi   
Des
5

11

14

18


22

23


24

25


27

29
Dijual barang seharga Rp.3.500.000,00, bukti kas no. 037
Diterima pinjaman dari Bank BNI sebesar Rp.12.000.000,00, bukti kas masuk no. 038
Penjualan tunai barang dagangan seharga Rp.2.500.000,00. Bukti kas masuk no. 039
Diterima cek dari Toko Alamanda untuk pembayaran sebagian dari harga faktur no. 032 tanggal 5 Desember 2004 sebesar Rp.3.000.000,00. Bukti kas no. 040
Penjualan tunai barang dagangan seharga Rp.2.000.000,00. Bukti kas masuk no. 041
Diterima cek dari PD Mukti untuk pelunasan faktur no. 034 tanggal 14 Desember 2004. Harga faktur Rp.3.200.000,00, syarat 4/10, n/30. Bukti kas no. 042
Penjualan tunai barang dagangan seharga Rp.2.350.000,00, bukti kas no. 043
Diterima cek dari Toko Marhas untuk pelunasan faktur no. 035 tanggal 18 Desember 2004. Seharga Rp.1.850.000,00, syarat 4/10, n/30 bukti kas no. 044
Penjualan barang dagangan seharga Rp.1.750.000,00 tunai. Bukti kas no. 045
Diterima cek dari Toko Subur, untuk pembayaran sebagian harga faktur no. 033 tanggal 9 desember 2004 sebesar Rp.1.500.000,00. Bukti kas no. 046

e.    Jurnal Umum (General journal)
Jurnal ini berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi-transaksi yang tidak bisa dicatat ke dalam jurnal khusus. Misalnya transaksi intern seperti pembetulan kesalahan, penyesuaian, penutup buku, pembalikan saldo, retur pembelian atau pengurangan harga yang berasal dari pembelian kredit, dan retur penjualan atau pengurangan harga yang berasal dari penjualan kredit.

Contoh:
Misal selama bulan Desember 2004 pada PD Warna terjadi transaksi sebagai berikut.

Des
2004
6


7
Diterima faktur nomor 029 dari Toko Rinjani, untuk barang seharga Rp.1.500.000,00. Syarat pembayaran 2/10, n/30 No. 038
Dikirim nota debet no. 011 kepada Toko Rinjani untuk barang yang dikirm kembali seharga Rp.250.000,00 karena pecah

Transaksi yang terjadi pada tanggal 6 Desember 2004 dicatat dalam jurnal pembelian dan ke dalam buku besar pembantu hutang. Transaksi tangal 7 Desember berupa nota debet no. 011 dicatat dalam jurnal umum sebagai berikut.